Agentes que trabajan dentro de tu ERP, tu CRM y tu archivo. Tú apruebas lo que importa.
Los agentes de CUANTICO atienden solicitudes, redactan actas, verifican controles y operan tu ERP por WhatsApp, Teams o correo. Cada acción queda registrada, y las decisiones críticas pasan por una persona.
Monitor IA: agentes que vigilan por tu equipo las convocatorias públicas de financiación
Aumenta la capacidad de formuladores de proyectos, investigadores y áreas comerciales: captura las convocatorias, las califica según tu institución y lee los términos de referencia. Hoy opera en la UNAD (Universidad Nacional Abierta y a Distancia).
1MonitorCaptura las convocatorias nuevas y sus documentos adjuntos.
2CalificadorLas puntúa de 0 a 100 contra el perfil de interés de tu institución.
3AbogadoContrasta los requisitos con tu repositorio y arma la matriz de cumplimiento.
De la conversación al sistema, con registro de cada paso
El agente recibe la solicitud por el canal de siempre, opera tus sistemas con los permisos de su rol y deja traza de lo que hizo. Lo crítico lo aprueba una persona.
01RecibeLa solicitud llega por WhatsApp, Teams, correo o la web.
02InterpretaEl agente entiende qué se pide y decide el paso siguiente dentro de tus límites.
03OperaConsulta y prepara en tu ERP, tu CRM y tu gestor documental, con los permisos de su rol.
04RegistraCada consulta, decisión y acción queda con fecha, usuario y evidencia.
Nueve casos en producción
Lo que un agente puede hacer en tu operación
Los nueve casos están en producción. Cada tarjeta es una capacidad que adaptamos contigo a tu proceso real. Ábrela para ver el paso a paso, los canales, los sistemas y dónde decide una persona.
a
PQRS por WhatsApp, sin plazos vencidos
Las solicitudes llegan por varios canales, algunas se pierden y los términos se vencen sin que nadie lo note.
Cómo trabaja, paso a paso
Qué hace el agente
Recibe la solicitud por WhatsApp, correo o el sitio web.
Identifica el tipo de solicitud y los datos de quien escribe.
La radica en tu gestor documental con número y fecha.
La asigna al área responsable según tus reglas.
Propone un borrador de respuesta con base en tu normativa y en respuestas anteriores.
Vigila el término y alerta antes de que venza.
Le informa a quien escribió en qué estado va su caso.
Canales
WhatsApp, correo, web.
Sistemas
Gestor documental o SGDEA, CRM.
Dónde decide una persona
El responsable revisa, ajusta y firma cada respuesta. Los casos sensibles se escalan de inmediato.
Resultado esperado
Ninguna solicitud sin radicar, términos bajo control y respuestas coherentes entre áreas. En el sector público este caso es GovResponde.
b
Actas que se redactan, se firman y se archivan solas
Redactar el acta, circularla y perseguir firmas toma días, y las versiones terminan sueltas en correos.
Cómo trabaja, paso a paso
Qué hace el agente
Toma la grabación o las notas de la reunión.
Redacta el acta con decisiones, responsables y fechas.
La circula para comentarios y consolida los cambios.
La envía a firma electrónica.
Archiva la versión firmada y crea las tareas de seguimiento de cada compromiso.
Canales
Teams, correo.
Sistemas
Gestor documental, firma electrónica, gestor de tareas.
Dónde decide una persona
El secretario del comité aprueba el borrador; cada miembro firma.
Resultado esperado
Actas firmadas sin perseguir a nadie, y compromisos que no se olvidan porque tienen seguimiento.
c
Controles verificados todos los días, no por muestreo
Los controles y los vencimientos se revisan a mano y por muestreo, y los hallazgos aparecen cuando ya es tarde.
Cómo trabaja, paso a paso
Qué hace el agente
Ejecuta la lista de controles contra los datos de tus sistemas.
Revisa los portales de normatividad en busca de cambios que te afecten.
Vigila vencimientos: pólizas, licencias, reportes y procesos en SECOP.
Envía una alerta al responsable con la evidencia.
Deja documentada cada verificación.
Canales
Correo, Teams y WhatsApp para alertas.
Sistemas
ERP, sistema integrado de gestión, portales de normatividad y convocatorias, SECOP.
Dónde decide una persona
El responsable de cada control decide qué hacer; el oficial de cumplimiento valida los hallazgos.
Resultado esperado
Verificación continua, alertas a tiempo y la evidencia lista cuando llega la auditoría.
d
Un operador de ERP al que cualquiera le puede preguntar
Una consulta sencilla depende de las pocas personas que dominan el ERP, y las conciliaciones se hacen en hojas de cálculo.
Cómo trabaja, paso a paso
Qué hace el agente
Responde en lenguaje natural las consultas del ERP: inventario, estado de un pedido o cartera de un cliente.
Prepara órdenes de compra o pedidos para aprobación.
Concilia movimientos entre el ERP, los bancos y otros sistemas, y señala las diferencias.
Genera los reportes que hoy se arman a mano.
Canales
WhatsApp, Teams.
Sistemas
SAP, Microsoft Dynamics, Siigo.
Dónde decide una persona
El agente consulta y propone; las órdenes y los ajustes contables los aprueba una persona con permiso.
Resultado esperado
El ERP al alcance de todo el equipo, y conciliaciones sin hojas de cálculo.
e
Auditoría interna y control disciplinario con debido proceso
Los expedientes son voluminosos, los plazos son estrictos y un error de procedimiento puede tumbar el caso.
Cómo trabaja, paso a paso
Qué hace el agente
Organiza el expediente.
Extrae hechos, fechas y pruebas, y arma la cronología.
Vigila los plazos de cada etapa.
Redacta borradores de informes y autos, citando la prueba de cada afirmación.
Registra cada consulta y cada cambio.
Canales
Teams, correo.
Sistemas
Gestor documental, sistema integrado de gestión.
Dónde decide una persona
El auditor o el funcionario competente decide. El agente no califica conductas ni impone sanciones.
Resultado esperado
Expedientes ordenados, plazos bajo control y un proceso que se puede reconstruir paso a paso.
f
Orquestación multiagente: especialistas que trabajan en equipo
Muchos procesos cruzan áreas y hoy el caso pasa de mano en mano, con reprocesos.
Cómo trabaja, paso a paso
Qué hace el agente
Un agente orquestador recibe la solicitud y la reparte entre especialistas: PQRS, ERP, cumplimiento y documentos.
Cada especialista hace su parte con sus propios permisos.
El orquestador consolida y entrega el resultado.
Si algo falla o hay una duda, escala a una persona.
Canales
WhatsApp, Teams, correo.
Sistemas
Los de los casos anteriores.
Dónde decide una persona
Supervisa el flujo y aprueba las salidas críticas.
Resultado esperado
Procesos de punta a punta sin reprocesos entre áreas, y un registro único de lo que hizo cada agente.
g
Agente de ventas que califica y agenda, y te pasa el caso listo
Los prospectos escriben a cualquier hora, esperan horas por una respuesta y el asesor empieza de cero.
Cómo trabaja, paso a paso
Qué hace el agente
Responde de inmediato con la información de tu catálogo y de tu sitio.
Hace las preguntas de calificación que tú defines: necesidad, tamaño, urgencia y presupuesto.
Agenda la reunión en el calendario del asesor.
Registra el prospecto y la conversación en tu CRM.
Le entrega al asesor humano el caso resumido: quién es, qué necesita y qué ya se le respondió.
Canales
WhatsApp, web, correo.
Sistemas
CRM, calendario, catálogo de productos.
Dónde decide una persona
El asesor toma la conversación en cuanto el prospecto está calificado o cuando lo pide. Precios especiales y compromisos comerciales solo los da una persona.
Resultado esperado
Ningún prospecto sin respuesta, asesores que llegan a la reunión sabiendo de qué se trata y un CRM al día sin digitar.
h
Conocimiento del cliente (KYC) con expediente completo
Vincular un cliente o un proveedor a mano es lento, se hace a medias y la evidencia queda dispersa.
Cómo trabaja, paso a paso
Qué hace el agente
Pide los documentos que exige cada tipo de tercero y controla sus vigencias.
Valida que sean los correctos y que los datos coincidan entre sí.
Consulta al tercero en listas restrictivas nacionales e internacionales, incluidas OFAC y ONU, y en fuentes oficiales.
Arma el expediente con la evidencia de cada consulta: fecha, fuente y resultado.
Detecta inconsistencias y las señala con su motivo.
Canales
WhatsApp, correo, web.
Sistemas
Gestor documental, fuentes de listas restrictivas, ERP o CRM.
Dónde decide una persona
La decisión de vincular, rechazar o pedir más información es siempre del oficial de cumplimiento.
Resultado esperado
Expedientes completos y auditables. En Colombia sirve de apoyo al SARLAFT de las empresas obligadas; en comercio exterior, a la debida diligencia que piden los compradores internacionales.
Qué existe hoy
En la cadena minera, esto ya es parte de MinTrace: consulta en 113 fuentes restrictivas, control documental con vigencias y huella SHA-256, verificación de identidad y bloqueo o retención ante hallazgos. Para otros sectores, el agente KYC se construye sobre esa misma base, a la medida de tu política de cumplimiento.
i
Reconocimiento facial y verificación de identidad, con consentimiento
Confirmar que quien firma, se vincula o entra a un servicio es quien dice ser, sin presencialidad ni fotocopias.
Cómo trabaja, paso a paso
Qué hace el agente
Explica para qué se usará la biometría y pide la autorización expresa.
Captura el rostro, o la huella si el proceso lo prevé.
Coteja el rostro con el documento de identidad y, en Colombia, con la Registraduría cuando el cliente tiene convenio vigente con la RNEC.
Registra el resultado de la verificación como evidencia del proceso: vinculación, firma o acceso.
Canales
Web, aplicación, puesto de atención con lector biométrico.
Sistemas
Servicio de verificación biométrica, Registraduría (con convenio), gestor documental.
Dónde decide una persona
Si la verificación falla o hay duda, decide una persona. Quien no quiera usar biometría puede verificarse por otro mecanismo.
Resultado esperado
Identidad verificada y no solo declarada, con evidencia unida al proceso.
Qué existe hoy
En MinTrace, la validación dactilar y facial (fotografía de enrolamiento y confirmación en la operación) y la consulta a la Registraduría para clientes con convenio con la RNEC. La prueba de vida y el uso fuera de la cadena minera (vinculación, firma o acceso en otros sectores) son desarrollos a la medida.
Otros agentes de servicio que diseñamos
Reporte de accidentes
Información y analítica para directivos
Líneas de auditoría médica
Producto y medida
Qué es producto hoy y qué se construye a la medida
Cada caso parte de una base que ya existe y se ajusta a tu proceso, tus sistemas y tus reglas.
Caso
Hoy
A la medida
PQRS
GovResponde (sector público)
Otros sectores y flujos
Actas
Automatización de actas con firma electrónica (programa de transformación digital)
Integración con tu gestor y tu firma
Controles y alertas
Automatizaciones de verificación y alertas
Tu lista de controles
Operador de ERP
Integración con SAP, Dynamics y Siigo
Consultas y órdenes de tu operación
Auditoría y disciplinario
Agentes de servicio para auditoría interna y control disciplinario
Tu procedimiento
Multiagente
Agents as a Service
La orquestación de tu proceso
Ventas
Integración con WhatsApp; asistente de servicio del sitio en desarrollo
Tu catálogo, tu CRM y tus reglas de calificación
KYC
Núcleo de MinTrace para la cadena minera
Otros sectores y tu política de cumplimiento
Biometría
Validación facial y dactilar y consulta a la Registraduría en MinTrace
Prueba de vida; usos fuera de la minería
Cómo lo hacemos seguro
Tú decides qué puede hacer cada agente
Cada agente opera dentro de límites que tu organización define y audita.
01
Permisos por rol
Cada agente accede solo a los sistemas y datos que su tarea necesita, con los mismos roles de tu organización.
02
Una persona en el circuito
Pagos, firmas, sanciones, cambios en el ERP y respuestas oficiales requieren aprobación humana.
03
Registro de auditoría
Cada consulta, decisión y acción queda registrada con fecha, usuario y evidencia.
04
Tu nube o la nuestra
Despliegue en la nube de tu organización o en la de CUANTICO.
05
Respaldo
El sistema de gestión de calidad de CUANTICO CORPORATION S.A.S., en Bogotá, está certificado ISO 9001:2015 por ICONTEC, con el alcance que publicamos; no cubre a CUANTICO AI LLC (Florida). ISO/IEC 27001 y SOC 2 Tipo I, en proceso.
1DiagnósticoElegimos juntos el proceso candidato y el resultado que justificaría escalar.
2PilotoEl agente trabaja en un ambiente de prueba de tus sistemas, con tu gente al mando.
3EscalamientoLlevamos el agente a producción y sumamos procesos.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarnos
¿En qué se diferencia un agente de IA de un RPA?
El RPA sigue reglas fijas: repite los mismos clics en las mismas pantallas y es ideal para tareas estables, incluso en portales sin API. El agente interpreta: lee un documento, entiende una solicitud escrita a su manera y decide qué paso sigue dentro de los límites que le das. En la práctica se combinan: el agente decide y el RPA ejecuta donde no hay integración.
¿Dónde corren los agentes y quién ve mis datos?
Se despliegan en la nube de tu organización o en la de CUANTICO; tú eliges. Cada agente ve solo lo que su rol permite, y cada acceso queda registrado.
¿Qué pasa si un agente se equivoca?
Las acciones críticas no se ejecutan sin aprobación humana, así que un error se detiene antes de tener efecto. Todo queda en el registro de auditoría: se puede ver qué hizo el agente, con qué información y por qué, y corregir la regla que falló.
¿Con qué sistemas se integran?
Con SAP, Microsoft Dynamics y Siigo; con WhatsApp, Teams y correo; con gestores documentales; y con portales públicos que no tienen API, como SECOP y los portales de convocatorias y de normatividad, mediante RPA.
¿Un agente puede tomar decisiones solo?
Solo las que tú defines como delegables, por ejemplo clasificar una solicitud o enviar un recordatorio. Las decisiones con efectos para personas o dinero, como pagos, sanciones, firmas o respuestas oficiales, siempre las toma una persona.
¿Usan reconocimiento facial sin mi consentimiento?
No. La biometría es un dato sensible: solo se usa con tu autorización expresa, para verificar tu identidad en ese proceso y para nada más. No estás obligado a darla, y siempre hay otro mecanismo de verificación disponible.
¿Qué necesito para empezar?
Un proceso candidato que hoy consuma tiempo manual, una persona responsable y acceso a un ambiente de prueba de tus sistemas. En el diagnóstico respondemos juntos cinco preguntas: qué consume más tiempo, dónde están las esperas, qué se puede estandarizar, qué datos y aprobaciones intervienen y qué resultado justificaría escalar.
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Un SOC basado en agentes de IA: vigila la infraestructura, contiene incidentes y gestiona vulnerabilidades. Protege 7x24 la infraestructura de MinTrace.
